5S標準化管理是企業(yè)規(guī)范化管理方法之一，起源于日本，取5個日文詞首字母為名，分別為整理（SEIRI）、整頓（SEITON）、清掃（SEISO）、清潔（SEIKETSU）、素養(yǎng)（SHITSUKE）?！罢怼敝竻^(qū)分并保留必需物品，“整頓”指必需品依規(guī)定位、明確標識，“清掃”指清除區(qū)域內臟污與垃圾，“清潔”指將整理、整頓、清掃的做法制度化、標準化，“素養(yǎng)”指員工人人依規(guī)行事，養(yǎng)成良好習慣。
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作為精益化管理的重要實踐抓手，5S標準化管理能讓生產要素處于受控狀態(tài)，提高生產現(xiàn)場的管理水平。同樣，對于非生產制造型企業(yè)，則可應用于辦公區(qū)管理，提高工作效率，提升員工素養(yǎng)，改善企業(yè)形象。辦公區(qū)5S標準化管理推行過程，可總結為“四階九步”法。
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階段一：準備階段
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01、建立推行組織
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企業(yè)根據自身管理實際情況成立5S標準化推行領導組織，如以工作組形式，工作組可由公司綜合辦公室等管理部門牽頭，各職能部門或分支機構派出代表組成，明確組織職責，成員工作分工，協(xié)商共議制定5S標準化管理推進及培訓方案，明確考核評價標準和監(jiān)督管理機制，開展辦公區(qū)現(xiàn)場評價管理工作。
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02、制定實施方案
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實施方案是5S標準化管理推行的綱領文件，事關推行工作的權威性、可操作性和實效性，企業(yè)需緊密結合本公司發(fā)展現(xiàn)狀和戰(zhàn)略目標，在準確識別公司管理問題的基礎上，細化目標，層層分解，責任到人，實施方案內容應包括相關部門的管理職責、5S標準化管理推行步驟、評價標準、評價流程及獎懲機制等。
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03、集中培訓動員
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建立推行組織，制定實施方案后，盡快召開公司5S標準化管理推行動員培訓大會，培訓動員形式不限，可采取外部專家講座、標桿企業(yè)經驗分享或現(xiàn)場參觀、集中學習操作手冊等方式，讓員工學習并了解5S標準化管理的概念、意義，掌握基本方法。提高廣大員工參與5S管理的積極性、主動性和創(chuàng)造性。
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04、系統(tǒng)宣傳引導
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5S標準化管理強依賴于公司上上下下全體員工的配合，宣傳引導全員參與應貫穿于推行工作的全過程。推行初期可發(fā)放圖文并茂的操作指導手冊，帶領員工現(xiàn)場學習標桿單位的先進管理經驗，中后期可將公司內部標桿單位的成果、優(yōu)秀做法及時通過微信公眾號、視頻號等媒介宣傳，對考評先進單位進行表彰，記錄展示考評過程，全方位展示5S標準化管理工作開展取得的成效。
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階段二：實施階段
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05、標桿經驗分享
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標桿先行，以點帶面。外部標桿企業(yè)的做法僅供參考，直接復制性較差，而在推行初期選擇企業(yè)個別部門打造示范點可以起到很好的同類激勵作用，在定期組織的專題會上可由標桿單位進行分享展示，增強其工作榮譽感。同時，在企業(yè)內部打造辦公區(qū)標準間有利于及時發(fā)現(xiàn)操作層面的問題并在小范圍內改善，有助于其他辦公室理解并切實感受到5S標準化管理的重要意義并進行復制推廣。
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06、比學趕超推進
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在理論結合實踐，系統(tǒng)了解5S標準化管理推行的意義及做法后，由推行領導組織負責所需物料的集中采購和分發(fā)，制定并打印統(tǒng)一的管理表單和標準，全面掃清思想和執(zhí)行層面的障礙，并再次強調考評標準、考評頻次和考評獎懲機制，逐漸形成比、學、趕、超的積極改善氛圍。
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階段三：總結提高階段
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07、定期考評獎懲
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由5S標準化管理推進組織選派人員組成考評小組，結合辦公區(qū)管理考評表標準，從整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)五個維度打分，并拍照記錄存在問題，作為后續(xù)改善的參照依據。將考評結果與個人或部門績效掛鉤，如可采用百分制進行結果評定，90分（含）以上評為3星辦公區(qū)，80分（含）-90分評為2星辦公室，70分（含）- 80分評為1星辦公室，星級辦公區(qū)進行表彰公示并在績效考核、評優(yōu)時充分體現(xiàn)。
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08、問題總結整改
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各辦公區(qū)應制定下階段的改善提高計劃，考評結果優(yōu)秀的辦公區(qū)將創(chuàng)新做法、管理經驗固化形成標準，考評結果較差的辦公區(qū)在考評結束后認真總結分析問題，與考評小組達成意見一致，在規(guī)定的時間內完成整改提升?？荚u小組、辦公區(qū)負責人共同協(xié)作，達到“邊考評、邊指導、邊整改、邊提升”的工作閉環(huán)，經多輪反復后，確保所有辦公區(qū)實現(xiàn)5S標準化管理提升目標。
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階段四：自主管理階段
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09、表單管理 持續(xù)改善
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將5S標準化管理實施和考評相關表單內容和形式固化，逐步形成良性循環(huán)的長效機制。在公司半年會、年度總結大會上將5S標準化管理作為重要專題，對先進單位進行公開表彰，并對下一階段工作進行部署，不斷提高員工在意識層面的重視度，達到全員自主管理，現(xiàn)場持續(xù)改善，全面優(yōu)化提升的“素養(yǎng)”高度。
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企業(yè)在辦公區(qū)推行5S常態(tài)化管理并非易事，不僅需要公司領導的高度重視，更需要全體員工的積極配合。隨著企業(yè)市場化競爭不斷加劇，5S標準化管理對于提升工作效率、提高員工個人素養(yǎng)、增強企業(yè)競爭力具有重要意義。明確規(guī)范的推行步驟和方法，建立強有力的推進領導組織，嚴格落實考評獎懲機制、輔以多形式的宣傳引導等是5S標準化管理工作落實的重要保證。